پرتال گردش اسناد شرکت مایا با هدف مدیریت هر چه بهتر بر روی اسناد و مدارک یک سازمان،اداره ،شرکت و...تهیه و پیاده سازی گردیده شده است.از جمله امکانات این پرتال به موارد زیر می توان اشاره نمود:
- تعریف چارت سازمانی ، مشخصات پرسنلی ،گروه های کاری و قراردادن کاربران درگروه های تعریف شده جهت کار با سیستم
- تعریف سطوح دسترسی روی کل سیستم و ثبت آنها جهت استفاده های بعدی
- تخصیص امکانات و سطوح دسترسی ثبت شده مورد نظر به هر گروه
- ثبت کلیه مشخصات و ویژگی های اسناد و مکاتبات وارده و صادره به سیستم
- ورود اسناد به سیستم
- ثبت سند در سیستم گردش اسناد
- زنجیر شدن خودکار کلیه مکاتبات رسیده و مکاتبات صادره و گردش آنها در سیستم
- ایجاد گردش بر روی سند توسط هر فرد و ارجاع سند به فرد دیگر
- تعریف و طراحی گردش کار به صورت نامحدود جهت مدیریت نحوه گردش اسناد اداری
- دسته بندی و آرشیو اسناد
- راه اندازی یک فایل سرور برای مدیریت راحت تر اسناد
- امکان مدیریت نسخ بر روی سند و ثبت تاریخچه هر سند
- اقدام به دستور صدور مکاتبات اداری و تایید نهایی توسط مدیریت اسناد و انتقال آن به بایگانی و کارهای انجام شده
