پرتال اتوماسیون اداری و مدیریت پاسخگویی به درخواستهای ارباب رجوع که HelpDesk و Request Management System نیز نامیده می شود با هدف مدیریت درخواستها و پشتیبانی جهت کاهش مراجعات حضوری و تلفنی کاربران طراحی و پیاده سازی شده است.
پرتال اتوماسیون اداری و مدیریت پاسخگویی شرکت مایا به گونه ای طراحی شده است که ارباب رجوع به جای مراجعه حضوری و تلفنی ،از طریق اینترنت به این سیستم مراجعه کرده و درخواست خود را مطرح می نماید. با پر کردن فرم مربوط به درخواست و تعیین نوع درخواست توسط کاربر یک ticket برای کاربر در سیستم ایجاد می شود که سیستم مشخصات آن را برای کاربر از طریق ایمیل ارسال مینماید. ticket ایچاد شده بر اساس سرفصل درخواست که توسط کاربر انتخاب شده است به صورت خودکار به بخش و یا فرد مربوطه ارسال میشود تا مورد درخواستی پیگیری شود. این سیستم سرعت و کیفیت سرویس دهی به کاربران را به سرعت بالا برده و در جلب رضایت ارباب رجوع بسیار موثر میباشد. استفاده از این سیستم به تمامی سازمان هایی که در جهت جلب رضایت مشتریان خود می باشند توصیه میشود. از جمله امکانات این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم نیاز به مراجعه حضوری کاربر
- کاهش تماس های تلفنی
- سرعت بالا در رسیدگی به درخواستهای مشتریان
- افزایش رضایت مشتری
- ثبت و بایگانی درخواست ها در سیستم
- مدیریت بهتر کارمندان
- مدیریت و دسته بندی درخواست ها
- نگاشت درخواستها به بخش مربوطه
- امکان ثبت درخواست در سیستم توسط کاربر
- امکان ارجاع خودکار درخواست ها به بخش مربوطه بر اساس سرفصل درخواست
- امکان ارجاع درخواست توسط کارمندان به یکدیگر
- امکان مدیریت کارمندان و تعیین سطوح دسترسی
- امکان پیگیری وضعیت درخواست توسط کاربر و از طریق سایت
- امکان تعریف و مدیریت بخش ها و تعیین وظایف هر بخش
- ارسال ایمیل به صورت خودکار
